Alles wat je moet weten over de Werkkostenregeling

De Werkkostenregeling (WKR) is bedoeld om het geven van vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers eenvoudiger te maken. Toch blijkt in de praktijk dat veel ondernemers elk jaar weer tegen vragen aanlopen. Wat valt er wel of niet onder de WKR? En hoe voorkom je dat je te veel belasting betaalt?

Wat is de WKR precies?

Met de WKR mag je als werkgever een deel van de totale loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor je medewerkers – de zogenoemde vrije ruimte. Denk aan een kerstpakket, een personeelsfeest of een fiets van de zaak.

Voor 2025 geldt:

• Over de eerste € 400.000 van de loonsom mag je 1,92% besteden binnen de vrije ruimte.
• Over het bedrag boven de € 400.000 geldt een percentage van 1,18%.
  Kom je boven die vrije ruimte uit, dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het meerdere.

Wat valt binnen en buiten de vrije ruimte?

Binnen de vrije ruimte vallen alle vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers, tenzij er een specifieke vrijstelling geldt.
Voorbeelden van gerichte vrijstellingen:

• Reiskostenvergoeding tot € 0,23 per kilometer
• Cursus- of studiekosten die nodig zijn voor het werk
• Arbovoorzieningen, zoals een beeldschermbril

Daarnaast zijn er nihilwaarderingen, zoals koffie of fruit op het werk of een thuiswerkplek die aan de arbo-eisen voldoet. Die hoef je dus niet in de vrije ruimte op te nemen.

Waarom is het belangrijk om de WKR goed bij te houden?

Een goede WKR-administratie voorkomt vervelende verrassingen achteraf. Veel bedrijven merken pas aan het einde van het jaar dat ze hun vrije ruimte hebben overschreden met een forse eindheffing tot gevolg.
Door gedurende het jaar inzicht te houden in je vergoedingen, kun je beter sturen en bijsturen.

Bijvoorbeeld:

• Plan grotere personeelsuitgaven slim in het jaar
• Check regelmatig je WKR-overzicht in de salarisadministratie
• Maak optimaal gebruik van vrijstellingen

Tip: maak de WKR onderdeel van je financiële planning

Zie de WKR niet als een jaarlijkse verplichting, maar als een instrument om medewerkers fiscaal gunstig te belonen. Denk vooruit: wil je volgend jaar investeren in vitaliteit of werkplezier? Kijk dan alvast of dat binnen de WKR past.

Door slim gebruik te maken van de Werkkostenregeling kun je medewerkers iets extra’s bieden zonder onnodige belastingdruk. Het vraagt wat aandacht gedurende het jaar, maar dat betaalt zich vaak dubbel terug. Wil je weten of jouw organisatie de WKR goed toepast? Neem gerust contact met ons op. We denken graag met je mee en zorgen dat je het maximale haalt uit de regeling.